关于开展2018年度国际学术会议的预报及申报工作的通知

全校各有关单位：

根据教育部关于申办国际学术会议的相关规定和通知，我校开始2018年国际学术会议的预报和申报工作，现将有关事宜通知如下：

一、会议预报

（一）预报内容

预报需提供会议的以下基本信息：会议名称、主办/承办/合办单位、会议规模（含中方人数及外方人数）、拟举办地点、拟对外承诺举办日期、经费等，具体以预报系统要求为准。

（二）预报流程与时限

1.网上预报。各单位应于12月10日前登录“武汉大学外事管理系统”完成国际会议预报（路径为：信息门户-外事管理系统-国际事务-国际会议-国际会议预报）。逾期预报系统将关闭，无法再提交申请。

2.国际交流部审核通过后，各单位外事秘书应通过系统打印出各单位的国际会议计划表，请单位负责人签字并加盖单位公章，并于12月12日前送至国际交流部外国专家事务办公室。

二、会议申报

（一）申报流程与时限

1.网上申报。各单位应于12月10日开始登录“武汉大学外事管理系统”，进行国际会议申报（路径为：信息门户-外事管理系统-国际事务-国际会议-国际会议申报）。

2.国际交流部审核通过后，申报单位应通过系统打印出相应会议的申报表和请示报告，请相关部门或负责人签字或加盖公章后，送至国际交流部外国专家事务办公室。以纸质申请材料送至我部的时间为提交申请时间。

3.国际会议每年分两次进行申报，拟在2018年1月-6月份举办的国际会议，应于2018年1月15日前向我部正式提交申请材料；拟在2018年7月-12月举办的国际会议，应于2018年3月15日前向我部正式提交申请材料。

三、注意事项

（一）各单位应将2017年已举办的国际会议的会议总结于2017年12月10日前送至外国专家事务办公室。逾期未交，相关院系将无法进行2018年国际会议申报。

（二）根据教育部规定，国际会议（一般）应至少在拟举办日期前3个月向教育部提交申请，请各单位及各位老师把握时间、合理安排。

为满足本校各单位举办国际会议的需求，加强对国际会议的管理，请各单位切实遵照上述规定提前规划，严格把关，及时申报。

联系人：外国专家事务办公室杨凡

电话：68752852

附件：

1、2018年度拟申办及在华举办（含承办、合办等）重大国际会议计划表；附件下载：附件1：2018国际会议计划表(重大).xls(31.50 KB)

2、2018年度拟申办及在华举办（含承办、合办等）一般国际会议计划表；附件下载：附件2：2018国际会议计划表(一般).xls(31.50 KB)

3、国际会议申请的内容要求；附件下载：附件3：国际会议申请的内容要求.docx(12.16 KB)

4、重大国际会议的界定；附件下载：附件4：重大国际会议的界定.docx(11.93 KB)

5、在华举办国际会议总结表。附件下载：附件5：在华举办国际会议总结表.docx(12.50 KB)

国际交流部

2017年11月16日